Temos “implantado” nossos sistemas de gestão em diversas empresas de diversos portes. Muitas possuem pessoas capacitadas e conscientes de como organizar as finanças, mas muitas outras ainda não compreendem totalmente o que é uma gestão consciente.
Tentarei colocar alguns pontos que vi nesse tempo todo e que acho que pode ajudar um pouco quem está começando. E começarei com um ponto já polêmico: a gaveta do dinheiro não é de todo mundo…
Cada coisa em seu lugar.
Uma das coisas mais “normais” em pequenas empresas é a mistura do que é do “patrão” e o que é da empresa. Ou seja, passa a ser comum o dono do negócio assaltar o caixa da empresa para pagar uma conta de casa, fazer uma compra em uma loja ou ainda pagar o cartão de crédito.
Isto acontece ainda mais frequentemente quando ele é o único proprietário, não tendo portanto que prestar contas a nenhum sócio. Estes gestos podem ser extremamente nefastos ao fluxo de caixa da empresa uma vez que tais gastos não estão previstos dentro das despesas fixas nem das variáveis, provocando um verdadeiro buraco em qualquer previsão.
Então como poderemos saber se mês que vem teremos reservas para pagar a folha de pagamento, por exemplo, se a cada instante o caixa diminui sem qualquer previsão?
Claro que este problema se acentua ainda mais quando nenhum tipo de anotação é feito, indicando que foi feito um saque no caixa. Se isto também não é feito, não poderemos ao final de um determinado período saber se nossos CUSTOS aumentaram e assim saber se nossos preços estão adequados para cobrir tudo e ainda dar lucro, que no final é o objetivo maior de qualquer empreendimento.
Se a sua empresa adota um sistema de gestão como o SiGA para agências ou o Sole para projetos por exemplo, você pode criar estes lançamentos e determinar um CENTRO DE CUSTOS específico. Então você poderá ter um para EMPRESA e outro para PESSOAL. Isto não resolve o problema da previsão, mas pelo menos você poderá analisar onde o dinheiro está indo.
Algumas dicas
Então, para que você não caia na tentação de não poder ver o extrato empresarial sem fazer o pagamento de um carnê seu, segue algumas dicas:
a) pense na empresa como uma pessoa qualquer: ela recebe um salário (faturamento), paga as contas e ainda precisa ter sobrando para lhe dar o lucro;
b) tenha contas separadas: uma para a sua empresa, outra para você.
c) analise o lucro de cada mês e estabeleça o quanto quer ganhar mensalmente (pro-labore). Lembre, empresas de serviço e IR presumido pagam o trimestral (IRPJ e CSSL) a cada três meses, precisa ter reserva para isso;
d) uma vez conhecido o fluxo de caixa, estabeleça distribuições de lucro (um bônus, por assim dizer) em determinados períodos junto com o pro-labore. Pode ser a cada 4 meses ou 3, mas não esqueça dos impostos trimestrais!
e) você sempre poderá ajustar o seu pro-labore de acordo com o faturamento, aumentando a medida que o caixa da empresa aumenta, mas não adianta fazer isso todo mês. Novamente, o segredo é PLANEJAR!
f) siga o que determinou. Não adianta nada ter uma planilha maravilhosa se você não a seguir. Isto pode ser tortuoso no início, mas depois você será recompensado!
Concluindo…
Lembre-se que cada negócio é diferente e você é livre para fazer o que entender por melhor, mas estudar antes de fazer e procurar orientação de serviços como o SEBRAE podem lhe ajudar a fazer o seu negócio crescer!